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关于行政工作的ppt

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  • 素材授权:免费下载
  • 更新时间:2019-05-15
  • 素材类别:教育培训PPT
  • 素材格式:.ppt
  • 关键提要:关于行uu快3政工作的,行政
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这是关于行政工作的ppt下载,主要介绍了行政文秘人员角色认知;办公室日常工作技巧;拉进关系的谈话技巧;与上司沟通的技巧;公务接待的技巧;行政文秘人员的职业形象,欢迎点击下载。

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关于行政工作的ppt

PPT内容

行政工作培训课程安排(一)行政文秘人员角色认知(二)办公室日常工作技巧(三)拉进关系的谈话技巧(四)与上司沟通的技巧(五)公务接待的技巧(六)行政文秘人员的职业形象专业秘书与行政助理培训(一)行政人员的角色认知你适合做行政人员吗?什么样的人适合做行政人员?个人条件什么样的人适合做行政人员?个性要求自信 热情 谨慎 机智 守时 服从 自制 勤快兴趣品质要求行政人员需具备的能力办事能力沟通能力行政人员需具备的能力(一)办事能力操作能力 写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力行政人员的角色扮演 角色扮演图成功行政人员的“七”高综合素质高权大责高薪水高说服的本领高发展愿望和前景高道德水平高成就感高专业秘书与行政助理发展培训(二)行政人员的办公室事务行政人员的日常工作行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一行政人员日常工作办公室环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会办公室布置的原则(一)整齐清洁、采光良好;走道上不要放置有碍行走的物品;办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式;使用同一规格的档案柜、高度一致,增进美观;将电脑、传真机、复印机等大件办公设备,安置在一个区域内,便于电源接线、管理和保养。办公室布置的原则(二)办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间,湿度应保持在50%;办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物;办公桌和办公区域要保持清洁。创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交; “误拆”应立即封口、签名、致歉;裁开或剪开封口,保持信件完整;检查信封内有无单据或名片,避免遗漏;如有必要,可以登记信封的信息强化档案管理强化“文档一体化”意识 把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识 “公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节” 参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作 公文立卷归档是文秘工作的最后环节,却是档案管理工作的开始环节,是真 正的衔接点。妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节安排上司约会的原则配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会安排约会需要注意的细节(一)有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班安排约会需要注意的细节(二)下班前将第二天的约会事项填进小卡片,一张交给上司,一张交给司机,一张自己保存。安排约会需要注意的细节(三)安排约会需要注意的细节(四)按照需要,记录会面内容;保留会见人联系资料,以便万一取消或是更动时间可及时通知对方;随时提醒自己的上司准时赴约;每天上班之前请上司核对他的日程表。安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别有效的信息收集经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息行政人员的办公室事务让我们 快乐地工作 快乐地生活专业秘书与行政助理发展训练(三)工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业秘密不评论交往对象的内部事务 “上海人抠门” 不议论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题 “私人问题五不问” 工作语言“规范”沟通不问年纪 “你多大了?” (临近退休和白领丽人)不问收入 “你一个月挣多少?” 不问健康 “贷款” 不问经历 “学历?” 不问婚否 “国际惯例” 工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题(你也在行) “贝多芬与裴多菲” 格调高雅的话题 哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松愉快的话题 电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状态(聊天!)工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼工作语言“文明”沟通接待三声来有迎声问有答声去有送声用别人喜欢听的句式来说话同 事:“这台复印机的质量太差了,才买 回来几天就不能用了,你们秘书 是不是专买不合格产品阿?” 行政人员:“我非常理解你的心情!如果我 是你我也会这么想,让我们一起来 看看,有什么办法能够补救吧。” 专业秘书与行政助理发展训练(四)来自上司的沟通障碍习惯于单向沟通没有时间对下级不信任来自上司的沟通障碍与上司沟通的四种形式接受指示汇报商讨问题表示不同意见与上司沟通——接受指示突然指示不明确是商量问题还是解决问题没有很好的倾听单向与上司沟通——汇报出发点的差异评价的差异表达的差异信息的差异与上司沟通——汇报的技巧精简 忌讳”渲染” 有针对性 忌讳”漫无边际“ 从上司的角度来看问题 尊重上司,不要争论 “争论需要三个阶段” 补充事实 “上司的评价是一种反馈” 与上司沟通——商讨问题商讨问题的原则与上司沟通——表示不同意见遵循的原则与上司沟通的注意事项(一)全天最佳时机:上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈与上司沟通的注意事项(二)久久不眨眼盯着你看: 他想知道更多,继续友好、坦率,偶尔眨眨眼睛: 对你评价高,想鼓励你不抬头,不看人: 不良征兆,轻视,走为上向室内凝视,并不时微微点头: 糟糕信号,领导希望员工完全服从眼睛眨个不停: 对谈话内容有疑问,稍停,给他发问的机会双手叉腰,肘弯向外撑: 好发命令者,服从,避免争辩身体靠向椅子,手放脑后: 轻松、自负,需要得到赞赏两食指并放于嘴边,其他交叉 已决定拒绝你经常用手摩擦脸皮 正在思考,可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈 对谈话的内容怀疑或不确定,提供更详细的论据不同上司的沟通方法强硬的态度充满竞争心态要求下属立即服从实际、果决、求胜对琐事不感兴趣简明扼要干脆利索不拖泥带水不拐弯抹角尊重他的权威认真对待他的命令称赞他的成就不同上司的沟通方法善于交际喜欢互动交流喜欢被称赞凡事喜欢参与不同上司的沟通方法讲究逻辑不喜欢感情用事为人处事自有标准追究事情的来龙去脉理性思考缺乏想象力方法论的最佳实践者专业秘书与行政助理发展训练(五)行政接待的技巧行政会见技巧行政介绍的技巧使用名片的技巧行政迎送的技巧行政会见——自我介绍三要素先递名片再介绍作用: 索要名片 加深印象 节约时间 宣传自己行政会见——介绍别人的技巧 介绍别人时的原则介绍人不同显示接待规格不同介绍时多提供一些相关的个人资料介绍时记住加上头衔按介绍的顺序技巧进行行政会见——介绍别人的顺序技巧问题:你带客户到公司参观,你先介绍谁?把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士专业握手技巧的要领与禁忌要领: 伸手尊者居前 来时主人,走时客人 力度两公斤,时间5秒行政会见——递送名片的原则做好递交前的准备掌握递送场合和时机应双手拿名片的上方,字体正对客户递过去递送顺序:由尊而卑、由近而远、顺时针行政会见——轿车“上座”技巧社交场合上座公务接待上座 VIP上座行政接待技巧办公室接待接待不速之客接待重要宾客行政接待——日常接待技巧对待客人注意事项:要做自我介绍妥善安排客人等候奉茶、报纸、资料回避客人打电话 行政接待——日常接待技巧行政接待——接待不速之客技巧分流亲朋好友不需要上司亲自解决的问题了解清楚来意婉言拒绝行政会见——商务迎接原则明确来访者的身份和地位确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场合着行政装遵循提前达到的原则行政会见——商务送别原则根据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要迎候人员都应参加送别来宾系贵宾,应举行专门的欢送仪式待来宾在视野里消失后,方可离去行政会见——接待的顺序技巧引导客人上楼的顺序行进顺序乘坐电梯的顺序 无人驾驶:接待人员先进后出 有人驾驶:客人先进先出行政会见——商务接待的座次技巧 “面门为上、以右为上、离远为上” 行政会见——商务谈判的座次技巧 竖桌式 主方 客方行政签约座次技巧 客方随员席 主方随员席横桌式专业秘书与行政助理发展训练(六)行政人员的职业形象外在形象的重要性问题:人的印象的形成包含哪几部分?所占的百分比?服饰的重要性服饰所传递的信息 “社会地位、个性、职业、收入、教养、品位、发展前途” 服饰的功能 “无声的自我展示和表现成就的工具” “服装建造一个人,不修边幅的人在社会上是没有影响力的” —— 马克.吐温行政人员着装的四大原则符合身份避短扬长遵守惯例区分场合行政人员着装六大禁忌过分杂乱 “歪戴帽子斜穿衣” 过分鲜艳 “拒绝艳丽” 过分暴露 “女士不穿无袖装” 过分透视 “男士拒绝薄衬衫” 过分短小 “静止或动态时,内衣与外衣的协调” 过分紧身 “使瘦者憔悴,胖者更胖” 行政人员着装的场合及要求公务场合:庄重保守 办公室、行政会面、谈判、庆典、公关活动 制服、(深蓝色)西装套装、(深色)西装套裙社交场合:时尚个性 宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会 时装、礼服、民族服装(中山装、唐装) 禁穿:制服、套装女性行政人员的形象要求与环境、身份、体形相协调 简洁大方, 拒华丽或性感 避免装扮清纯或学生味女性行政人员的场合着装 T.P.O原则:时间T(time)、地点P(place)、场合O(occasion)行政装: 严肃行政场合:正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发 上班装: 具时尚感的职业套装,盘发或束发社交场合: 鸡尾酒会、行政酒会装: 普通开领三分袖连衣裙,裙长从及膝至长裙不等 小型时尚晚会、音乐会: 无袖或无领连衣裙,不过分强调露背或露肩,裙长同上 大型时尚晚会、宴会: 大开领、充分露肩,无袖,裙长坠地女性行政人员着裙装 五不准 黑色皮鞋不能穿 正式行政场合不光腿 袜子不能出现残破 鞋袜必须配套 避免出现三截腿(恶性分割)女性行政人员首饰佩戴四大原则 符合身份,以少为佳原则 同质同色原则 搭配原则 习俗原则女性行政人员化妆注意事项 保持自然 “妆成有却无”、慎选粉底液扬长避短 发扬优点、掩盖缺点化妆避人 拒绝当众表演专业秘书与行政助理发展训练

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